Organizar os fluxos de trabalho é fundamental para melhorar a rotina e os resultados no marketing digital. Nesse sentido, é interessante saber o que é kanban e como essa ferramenta funciona, afinal, ela pode oferecer resultados positivos na sua produtividade, em especial se você tiver uma equipe.
Essa é uma técnica que ajuda a integrar os processos e pode ser adotada na atuação como Creator ou Afiliado, por exemplo. Além de efetiva, a metodologia é bastante simples de ser utilizada, podendo ser aplicada com recursos básicos e acessíveis.
Quer conhecer mais sobre a técnica kanban e como ela pode auxiliar a melhorar a produtividade no marketing digital? Então continue a leitura para conferir!
O que é kanban?
Kanban é uma metodologia desenvolvida em 1960, no Japão, tendo sido elaborada como forma de melhorar a gestão de tarefas na empresa do ramo automobilístico Toyota. Ela permitia aos trabalhadores acompanhar o fluxo do trabalho a partir de recursos visuais, como quadros e cartões coloridos.
O processo chamado toyotismo foi adaptado para outros setores, mostrando o seu potencial de auxiliar na organização de processos. A prática pode ser feita com itens muito básicos, como os post-its, encontrados em qualquer papelaria.
Contudo, já existem ferramentas específicas para essa técnica, como softwares que utilizam a estrutura tecnológica para otimizar a rotina de trabalho. Apesar de estar muito relacionado ao controle de estoque, o kanban pode ser aplicado em outras atividades, como o marketing digital.
Como o método kanban funciona?
Na prática, o método kanban realiza a gestão visual do trabalho. Funciona assim: os processos são divididos em cartões coloridos, impressos ou digitais, dispostos em um quadro. Ele é organizado em colunas, que representam as etapas do fluxo.
A organização das colunas pode se dar de diversas formas. Veja um exemplo:
- coluna 1: tarefas não iniciadas;
- coluna 2: tarefas em andamento;
- coluna 3: tarefas em revisão;
- coluna 4: tarefas finalizadas.
Com um recurso visual, fica mais fácil manter os trabalhos organizados. Note que o método kanban exige acompanhamento constante e atualização diária. Afinal, é comum que em uma rotina de trabalho as atividades mudem de coluna constantemente.
Quais são as regras do método kanban?
O kanban é uma forma de organização do trabalho. Para esse fim, ele pode se orientar a partir de cinco regras, descritas no livro “Sistema Toyota de Produção”, de Yasuhiro Monden, que sistematizam a técnica.
São elas:
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- regra 1: cada etapa precisa receber da anterior todos os recursos necessários para a sua execução;
- regra 2: a etapa anterior deve atender integralmente às necessidades do processo seguinte;
- regra 3: uma tarefa ou produto incorreto, ou incompleto, não deve ser repassado para a etapa seguinte;
- regra 4: o número de quadros deve ser reduzido para evitar confusões e gargalos no sistema;
- regra 5: o sistema deve adaptar pequenas flutuações na demanda, chegando à sincronia na produção.
Quais os benefícios de usar essa metodologia no fluxo de trabalho?
Até aqui, você percebeu que essa ferramenta é fácil de ser implementada, podendo ser colocada em prática com poucos investimentos. Assim, um dos seus grandes benefícios é ser bastante acessível.
Você pode contar com um software específico, ou pode criar o kanban com uma lousa ou apenas os post-its. A metodologia é excelente para reduzir a burocracia nos processos de trabalho e agilizar as tarefas.
A partir de um elemento visual, você tem mais facilidade para identificar as ações prioritárias conforme os prazos e fluxos. Vale destacar que a utilização do kanban reduz erros, pois cada etapa da rotina fica mais clara, sendo possível visualizar os gargalos e encontrar as soluções para eventuais dificuldades.
Essa é uma ótima forma de melhorar também a rotina de trabalho em equipe. Essa otimização ocorre porque o kanban integra as atividades e aumenta as chances de que cada pessoa execute as suas funções corretamente.
Por essa razão, a metodologia costuma ser muito benéfica para Creators, pois ela organiza todas as fases que um conteúdo ou produto deve passar até estar pronto para a publicação. Desse modo, a ferramenta tem o potencial de melhorar os resultados e garantir ainda mais qualidade ao trabalho realizado.
Como implementar o modelo de kanban?
Agora que você já conhece os fundamentos do kanban, é o momento de entender como colocá-lo em prática. Acompanhe!
Mapeie os processos
Primeiramente, é necessário mapear os processos, traçando uma linha de produção até chegar à entrega final. Identifique as principais etapas e como elas podem ser divididas para otimizar o trabalho.
Defina uma ferramenta
Após conhecer o fluxo de trabalho, é necessário escolher a melhor ferramenta para implementar o kanban. Como visto, ele pode ser feito tanto por recursos físicos e acessíveis quanto por ferramentas específicas para isso, como softwares e aplicativos.
A escolha dependerá das suas necessidades e capacidade de investimento. Os softwares são excelentes para trabalho remoto em equipe, e têm como vantagem a automatização dos processos. Já para a organização da sua própria rotina, os recursos físicos funcionam bem.
Monte o kanban
Com o fluxo mapeado e a ferramenta definida, é a hora de montar o kanban. Escolha as cores para representar cada processo e faça testes para verificar qual modelo funciona melhor para as suas demandas. Considere que será necessário fazer adaptações até chegar a um resultado eficiente.
Além de inserir cada uma das etapas, pode ser interessante determinar maneiras visuais de distinguir as prioridades. É possível destacar tarefas mais urgentes com cores vivas, como laranja e vermelho, e deixar demandas que podem esperar em outros tons, como azul e verde.
Monitore os processos
A aplicação do kanban não se encerra com a sua montagem. Afinal, também é necessário monitorar os processos e fazer os ajustes necessários. Para que o sistema seja efetivo, é fundamental que ele esteja em constante acompanhamento, sendo integrado à rotina de trabalho.
Agora que você já sabe o que é e como implementar o kanban, pode utilizar essa técnica para melhorar o seu fluxo de tarefas no marketing digital. Ele ajuda a evitar erros e gargalos na rotina, otimizar as etapas e, até mesmo, aprimorar a qualidade das entregas.
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